КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ
ШУМИХИНСКИЙ РАЙОН
АДМИНИСТРАЦИЯ КУШМЯНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От 19.08.2013 г. №62
с. Кушма
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок»
В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг Администрацией Кушмянского сельсовета, утвержденным постановлением Администрации Кушмянского сельсовета от 20 апреля 2012 года № 25, Администрация Кушмянского сельсовета
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Глава Кушмянского сельсовета Т.С. Галямова
Приложение
к постановлению Администрации Кушмянского сельсовета от 19.08. 2013 г. № 62 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок»
Административный регламент предоставления муниципальной услуги
«Оформление архивных справок»
I.Общие положения
Административный регламент устанавливает порядок взаимодействия между Администрацией Кушмянского сельсовета (далее – Администрация сельсовета) с заявителями, иными органами государственной власти и органами местного самоуправления, учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.
По вопросам получения услуги заявитель может обратиться в Администрацию Кушмянского сельсовета, либо направить запрос на электронный адрес: kushma245@mail.ru.
График приёма:
- понедельник – пятница с 8 часов 00 минут до 16 часов 00 минут;
- перерыв с 12 часов 00 минут до 13 часов 00 минут;
- суббота, воскресенье – выходные дни.
На информационных стендах в помещении, предназначенном для приёма посетителей, размещается следующая информация:
- график (режим) работы, номер телефона;
- текст настоящего Административного регламента с приложениями (полная версия или извлечения);
- адреса электронной почты и адрес Интернет-страницы Администрации Кушмянского сельсовета на официальном сайте муниципального образования Шумихинского района.
- разъяснение порядка направления заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также порядка обжалования решений и действий (бездействий) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.
Наименование муниципальной услуги
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Результаты предоставления муниципальной услуги
- архивная справка, которая удостоверяются подписью Главы Кушмянского сельсовета и заверяется печатью;
- отказ в рассмотрении обращения (устного, в письменной форме или в форме электронного документа) с изложением причин отказа.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путём направления ответа или отказа по существу обращения в письменной или в устной форме или в форме электронного документа. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся.
Срок предоставления муниципальной услуги
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 40, ст. 3822);
Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59–ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006 № 31 (1ч.), ст. 3451);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196).
Устав Кушмянского сельсовета Шумихинского района Курганской области, утвержденный решением Кушмянской сельской Думы от 27 декабря 2007 года № 105.
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления
муниципальной услуги
- в письменном виде по почте;
- в письменном виде по факсу;
- электронной почтой;
- на официальный сайт;
- лично.
В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);
- в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;
- личную подпись и дату.
Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно – распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и отказа в предоставлении муниципальной услуги
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чём сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не мене двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо Администрации сельсовета вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.
- не предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
- возникновения в Администрации сельсовета чрезвычайной ситуации, препятствующей работе должностных лиц по предоставлению услуги.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы её взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
Сроки регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Требования к помещениям, в котором предоставляется муниципальная услуга, к залу ожиданиям, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги
Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано: гардеробом; средствами пожаротушения и средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой).
Под зал ожидания отводится помещение, которое оборудуется посадочными местами.
Рабочее место специалиста Администрации сельсовета, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объёме организовать предоставление муниципальной услуги.
Должностному лицу Администрации сельсовета, ответственному за предоставление муниципальной услуги, выделяется бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
Организация приёма запросов осуществляется должностным лицом Администрации сельсовета на рабочем месте в соответствии с графиком работы.
Должностное лицо обязано предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом одновременно ведётся приём только одного заявителя (членов (сотрудников) одной семьи (организации)).
На информационных стендах в помещении, предназначенном для приёма посетителей, размещается следующая информация:
- график (режим) работы, номер телефона;
- текст настоящего Административного регламента с приложениями (полная версия или извлечения);
- адреса электронной почты и адрес Интернет-страницы Администрации Кушмянского сельсовета.
- разъяснение порядка направления заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также порядка обжалования решений и действий (бездействий) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению, либо обращаться с просьбой об их истребовании;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную тайну;
- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;
- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействия) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;
- осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту.
- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости – с участием граждан, направивших обращения;
- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
- достоверность представляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;
- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;
- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;
- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления муниципальных услуг в электронной форме
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе в электронном виде
- приём и регистрацию заявления о предоставлении муниципальной услуги (далее - заявление);
- анализ тематики поступивших заявлений;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление архивных справок, ответов на запрос;
- отправка или предоставление архивных справок, ответов на запрос.
Последовательность действий должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги
Основанием для начала административной процедуры по приёму и регистрации заявления является предоставление заявителем в Администрацию сельсовета заявления лично либо направление заявления посредством почтовой или электронной связи.
За предоставление муниципальной услуги ответственность несёт специалист, который в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечает за использование архивных документов.
При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.
Должностное лицо Администрации сельсовета, ответственное за приём и регистрацию заявления, в течение 1 рабочего дня регистрирует заявление в регистрационном журнале.
В журнал заносится следующая информация: фамилия, имя, отчество заявителя или наименование организации, суть обращения (в краткой форме), результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).
Результат административной процедуры по приёму и регистрации заявления: регистрация заявления.
Основанием для административной процедуры является регистрация заявления.
Должностное лицо Администрации сельсовета, участвующее в предоставлении муниципальной услуги, осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учётом собственных профессиональных навыков и имеющегося в Администрации сельсовета информационного материала.
Должностное лицо Администрации сельсовета, ответственное за выдачу архивных справок, в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления рассматривает его на наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги должностное лицо, ответственное за выдачу архивных справок, в течение 5 дней со дня регистрации заявления информирует заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Исполнение запросов осуществляется при помощи имеющихся документов по личному составу, находящихся на хранении в Администрации сельсовета.
В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги специалист, ответственный за предоставление услуги, подготавливает архивную справку в течение 28 дней со дня регистрации заявления.
Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа «Архивная справка».
Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке они воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Администрации Кушмянского сельсовета.
Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку.
Архивная справка удостоверяется подписью Главы Кушмянского сельсовета и заверяется печатью.
Архивная справка и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
В течение 1 рабочего дня после подписания Главой Кушмянского сельсовета, должностное лицо, ответственное за предоставление услуги, направляет архивные справки заявителю.
Архивная справка и ответ на запрос в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в Администрацию сельсовета, выдаются при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предоставлении доверенности, оформленной в установленной порядке.
Запросы и обращения государственного органа или органа местного самоуправления, Администрация сельсовета рассматривает в первоочередном порядке либо в согласованные с ними сроки.
Результат административной процедуры по отправке или предоставлению архивных справок: направление по почте или выдача лично заявителю архивных справок, либо направление уведомления об отказе в предоставлении услуги.
Требования к порядку и формам контроля предоставления муниципальной услуги
решений и действий (бездействия) должностных лиц
Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц Администрации сельсовета (далее – жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и письменной:
- по адресу: 641110, Курганская область, Шумихинский район, село Кушма, улица Молодежная, 1;
- по телефону: 8(35245) 2-46-43.
Жалоба, направленная физическим лицом, должна соответствовать требованиям статьи 7 Федерального закона от 20 мая 2006 года № 59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Заявитель в письменной жалобе, в обязательном порядке, указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приёме заявителей.
Приём заявителей осуществляет Глава Кушмянского сельсовета.
При личном приёме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Жалоба, направленная юридическим лицом, должна быть подписана руководителем юридического лица или представителем, уполномоченным в установленном порядке.
В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты физического лица или юридического лица, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения жалобы.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приёма заявителя. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма заявителя. В остальных случаях даётся письменный ответ.
В ходе личного приёма заявителю может быть дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные и устные (с согласия заявителя) ответы.
Ответ на жалобу не даётся в случаях:
- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ;
- если текст жалобы не поддаётся прочтению;
- если в жалобе содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью, должностного лица, а также члена их семей;
- если в жалобе содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Приложение 1
к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок»
Главе Кушмянского сельсовета
Галямова Т.С.
от _______________________
Фамилия, имя, отчество лица,
_________________________
запрашивающего справку,
проживающей(го) по адресу:
_________________________
_________________________
заявление.
Прошу выдать архивную справку_________________________________________
о чем запрашивается архивная справка,
________________________________________________________________________.
точное место работы, должность, начало и конец работы (год, месяц, число)
________________ ________________
дата подпись
Приложение 2
к административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок»
Блок – схема последовательности действий должностных лиц Администрации Кушмянского сельсовета при предоставлении муниципальной услуги «Оформление архивных справок»
нет да